Veileder CIM Event

Til deg som bruker CIM Event for første gang:

  1. Opprett først en bruker i CIM Event.

  2. Opprett deretter arrangementet ditt på Din side i CIM Event.

  3. Når status på arrangementet ditt står som Reservert kan du gå videre i søknaden.

    Merk at du ikke skal sende melding til politet før byrommet er reservert og

    du har lagt med kart og risikovurdering i henhold til retningslinjene.

  4. Hvis byrommet du ønsker å bruke allerede er reservert av noen andre, vil du få beskjed om dette. Da kan Trondheim Management hjelpe deg med å finne et annet byrom eller en annen dato for det byrom du ønsker.

Under finner du veileder og statusforklaring for søknadsprossessen.

Veileder CIM Event

  • Du må registrere deg som arrangør første gang du bruker CIM Event.

    Du kan velge om du bruker organisasjonsnummer eller personnummer.

    Det finnes ulike type brukere. Administrator kan se alle arrangement som er lagt inn for organisasjonen mens Bruker kan kun se sitt arrangement.

  • Velg “- register nytt arrangement”.

    Du kommer da inn på en ny side hvor du kan starte å registrere arrangementet.

  • Nå skal du fylle ut selve søknaden. Dette er hva du må ha med:

    • Tittel på arrangement

    • Type arrangement

    • Ønsket arrangementsted

    • Tidspunkt ( NB! Utendørsarrangement må avsluttes senest kl 23.00 i følge politiets vedtekter)

    • Kort beskrivelse av arrangementet ditt. (Her er det viktig at du legger inn det som er relevant for etater/enheter.)

    • Publikumskapasitet: Her spør vi etter hvor mange du tror det er plass til på den arena. 

    • Forventet antall: Hvor mange tror du kommer?

    • Publikumsprofil: Er det et familearrangement, marked, festival etc.

    • Start - slutt: Tidspunktet for gjennomføring av selve arrangementet.

    • Opprigg/nedrigg: Når starter du med å gjøre klart og når er alt nedpakket.

    • Kort beskrivelse: Her er det viktig å få med kun den informasjonen som du tror de viktigste etater/enheter trenger. Hvilket årstall foreningen startet er ikke så viktig her, men hvem dere er. Type publikum, om det er salgsboder, hva ønsker dere å gjøre etc.

    • Andre behov: Når det gjelder alkohol, om du krysser av for ikke alkoholfritt, men at dere ikke skal ha salg av alkohol vil vi minne om at det ikke er lov å drikke på offentlig sted. Skal det være servering av mat er det viktig at du eller den du har leid inn har bevilling for det. Det gjelder ikke enkelt salg av vaffel og pølser til frivillige lag og organisasjoner. Inviterer du sponsorer som har synlig markedsføring, går arrangementet ditt under sponset arrangement og du må betale leie av grunn selv om det er et arrangment som er åpent  og gratis for alle.

    • Annet: Dersom arrangementet påvirker kjøremønster for kjørende, gående eller syklende må det sendes inn arbeidsvarslingsplan. For å utarbeide arbeidsvarslingsplan må kurs i arbeidsvarsling (kurs 2 for ansvarshavende) være gjennomført. Formålet med arbeidsvarslingsplan er å sikre arbeiderne og trafikanter gjennom å avvikle trafikken forbi arbeidsstedet med minst mulig forsinkelse og ulempe. Det skal gjennom arbeidsvarslingsplan sikres god og bekvem fremkommelighet for gående, syklende, barnevogner, rullestoler og andre i denne gruppen. Ta kontakt med Trondheim Bydrift for mer informasjon om arbeidsvarsling. Det er ikke behov for arbeidsvarsling på Torvet og noen av parkene. Ta kontakt om du er usikker om det er behov.
Bilde1.png
Bilde2.jpg

Statusforklaring i CIM-events

Hver gang det skjer endringer i statusen på ditt arrangement vil du motta varsel på e-post.

Her er en oversikt over de ulike statuser du kan møte på under arbeidet med søknaden:  

  • Din forespørsel er mottatt og du må vente på svar om byrommet er ledig. IKKE legg inn kart og send til politiet eller andre enheter. Det kan være at byrommet er opptatt og det blir da ekstra arbeid for de ulike etater når de mottar en søknad som er ufullstendig/ byrommet kan ikke benyttes.

  • Byrommet er ledig. Tegn et arenakart og laste opp dette. Fyll så ut risikovurderingen (egen fane øverst på siden, ved siden av fanen for arrangementsstaus.) Etter at du har skrevet risikovudering skal du laset den ned før du fortsetter.

  • Kart og risikovurdering er gjennomlest og godkjent i CIM event. Du skal nå sende søknaden din videre til aktører/etater som er listet inne på søknaden din.
    Gå inn på “vis detaljer” på de aktørene som viser “ikke behandlet”. Fyll så ut spørsmål knyttet til hva de ulike etater ønsker av ekstra informasjon. Alt du har lastet opp i steg 2 vil følge søknaden din til de ulike etater. Etter en stund vil du mottatt svar fra de ulike etater.

  • Søknaden i søkeportalen er godkjent. Den blir nå videresendt til grunneier for kontrakt. Husk at selve arrangementet er ikke godkjent for du har mottatt kontrakt fra grunneier.