Arrangørkunnskap
Økonomi
Økonomisk ansvarlig
Et lage et arrangement krever at en rekke økonomiske faktorer må planlegges for. Det må undersøkes priser på utstyr og artister, personal og lønn, momsregler og mye mer. Å starte med en egen økonomisk ansvarlig som er tett knyttet til planleggingen er første skritt på riktig vei.
God økonomisk planlegging er grunnlaget for et godt arrangement
Budsjett
Drømmebudsjett
Sett opp budsjettet ditt. Dette er et av de viktigste verktøyene i arrangementsplanleggingen. Her setter du opp forventede inntekter og forventede utgifter. Når man budsjetterer så får man et overblikk som gjør det lettere å prioritere. Ofte dukker det kreative ideer opp i dette arbeidet, og sammen med produksjonsplanen blir planleggingen av arrangementet lettere og morsommere.
I starten kan du lage et “drømmebudsjett”, der du setter inn det man har av ambisjoner om av ønskede inntekter og noen gjetninger på hva du kan forvente av kostnader.
Etter hvert som man finner ut hva ting faktisk koster, og hva man vil kunne forvente av inntekter (tilskudd, sponsing og inntekter) vil budsjettet samsvare med virkeligheten, og man har god kontroll på arrangementet. Med “drømmebudsjettet” som utgangspunkt kan man altså begynne å planlegge for hvor mye sponsing man trenger, hvor mye man trenger i offentlig støtte, hva man skal ta i billetter og hvor dyre artister man kan booke etc. Det hele vil justeres etter hvert som man finner ut av faktiske kostnader.
Kartlegge kostnader
Hvis du ikke har mye arrangementserfaring, snakk med erfarne arrangører, finn ut hva de faktiske kostnadene er. Husk også at det finnes leverandører av de fleste varer og tjenester du trenger til ditt arrangement i Trondheim.
Alle endringer du gjør i produksjonsplanleggingen vil gjøre at budsjettet ditt endres. Husk at det må være en tett dialog mellom økonomiansvarlig og produsent. På mindre arrangement er dette gjerne en og samme person.
Her er noen eksempler på kostnader dere kan få:
Skal du frakte mye utstyr, personell og artister må dere påregne transportkostnader.
Kanskje må dere leie parkeringsplass
Hvor skal utstyr lagres? Hvor skal artistene oppholde seg? Trenger dere en sidescene? Leie av telt til dette behovet kan dukke opp
Telt, gjerder, toaletter og andre konstruksjoner til publikumhåndtering.
Hva krever artisten(e)? Husk at det er dere som bestemmer hva dere er villige til å betale. Det finnes mange å velge mellom.
Skal du engasjere artister fra utlandet? Da bør du sette deg inn i regler for betaling av lønn og andre ytelser til utenlandske artister
Er det krav til sikkerhet som påfører ekstra kostnader? Må du leie inn tjenester fra en etat(politi, brann) og/eller vekterselskap?
Må det leies grunn? Husk at ikke alle offentlige plasser er automatisk gratis å bruke.
Trenger du ekstra strøm og tilrettelegging?
Hvor stor teknisk produksjon trenger dere? Scene(r), PA, backline, teknisk personell? Her er det lurt å ta kontakt med en leverandør av disse tjenestene tidlig
Mat og drikke til publikum. Her er det penger å tjene, men dere må først bruke penger. Ta kontakt med en leverandør som kan dette - de vil kunne gjøre mye av jobben for dere. Bli enig om en avtale som sikrer dere en del av kaka ved mye salg, men liten risiko ved lite salg.
Mat og drikke til personell og artister. Her vil også en avtale leverandøren av mat og drikke til arrangementet være hensiktsmessig å bruke.
Du må jo reklamere for arrangementet ditt. Kanskje ønsker du å lage en egen visuell profil. I Trondheim finnes det mange leverandører av slike tjenester.
Tono! Husk at det koster å bruke musikk på ditt arrangement. Enten det er artister som fremfører noe Live eller det er bakgrunnsmusikk i baren.
Diversepost: Sett opp en stor diversepost, som nedjusteres etterhvert. Det er alltid noe småting som må kjøpes inn, og det er viktig at dere ikke belaster andre budsjettposter med dette.
Kartlegg inntekter
Tenk kreativt! Det er flere ting enn billettinntekter som gir penger i kassa!
Her er ting man må tenke på for å få penger til arrangementskassa:
Sjekk ut alt av tilskuddsordninger, ta kontakt med saksbehandlere og finn ut den beste ordningen for ditt arrangement. Bruk også god tid på å skrive en gode søknader.
Kan du finne deg en egnet sponsor? Norske Konsertarrangører har laget denne nyttige guiden i jakten på den rette sponsoren.
Hva kan du forvente av billettinntekter? Her må dere gjøre god research på hvor mye publikum en artist kan forvente å tiltrekke seg av publikum. Hvor mye oppmerksomhet har de fått i media? Hva pleier de å selge på lignende arrangement? Er det andre arrangement som “kræsjer” med ditt?
Kan du tilby aktører salg av varer og tjenester på ditt arrangement? Lag en lur avtale som sikrer deg en bit av kaka.
Salg av Mat og drikke. Dette avhenger av hvilken avtale dere gjør med leverandør - men dere bør sikre dere en andel av kaka også her.
Er dere kreative kan dere alltids finne på et eller annet å selge på arrangementet. Jo mer eksklusivt jo bedre - en opplevelse de ikke vil få en annen plass.
Justeringer:
Dere har ikke nok penger for å å gjennomføre arrangementet slik dere ønsker? Med et godt budsjett og en god produksjonsplan kan man lettere gjøre endringer. Dette er enklere jo tidligere man gjør dem. Og gjør endringene før dere skriver kontrakt!
Kan du finne et annet sted som har billigere leie?
Har du tenkt å gjøre det på tre dager, kan du gjøre det på to?
Kan du inngå samarbeid med andre med samme interesse/mål?
Markedsføring - her er det mange som tar bort denne når det kniper, da må du være sikker på at du har gode kanaler for å spre informasjon om ditt arrangement.
Kan leverandør betales i etterkant i stedet for forkant?
Kan dere gjøre avtale om honorering til artister basert på publikumsantall?
Er det mulig å finne flere sponsorer? Hva har dere å tilby sponsorene? Kanskje en temapakke for de ansatte? Vær kreativ, men dialog med sponsorene er viktigst. T
Kan dere finne alternative til dekorløsninger?
Har dere sjekket ut alle tilskuddsordninger?
Regnskapets time
Det var suksess - sol og utsolgte billetter med gode tilbakemeldinger, eller det var regn og dårlige værforhold og dere solgte få billetter. Uansett, du har lyst å gjøre det igjen. Da må dere evaluere, evaluere og evaluere.
Regnskapet for arrangementet vil fra et økonomiske ståsted være det beste verktøyet for å evaluere arrangementet - og er retningsgivende for fremtiden til deres arrangement. Her setter dere opp alle faktisk kostnader og utgifter. Om arrangementet ble en suksess eller ei, regnskapet vil gi deg svaret.
Ble det balanse i budsjettet - det vil si at summen av inntekter og utgifter gikk i 0,- så har dere planlagt godt. Er det underskudd eller overskudd har det jo per definisjon skjedd noen overraskelser.
Sammenlign regnskap og budsjettet. Hvor traff dere blink i budsjetteringen og hvor bommet dere grovt? Trakk ikke artisten så mange publikummere som dere først antok, var publikum mest opptatt av all den gode maten? Hva kan dere lære til neste år?
Drømmer du om å utvide er det lurt å ta en fot i bakken først… Kanskje dere skal spare pengene, om det ble overskudd, og gjenta suksessen i det formatet som ble gjort første gangen. Det er alltid lurt å ha en buffer.
Vil det komme like mange eller like lite som i år? Var det spesielle værforhold eller andre ting dere ikke rår over som gjorde at det gikk som det gikk? Ta høyde for at det alltid vil være ytre omstendigheter dere ikke rår over.
En nøktern og ærlig analyse av regnskapet vil hjelpe deg å tenke langsiktig, spare penger, skaffe deg erfaring slik at du gradvis kan bygge et trygt og solid arrangementet over tid.
Last ned
Eksempel arrangementsbudsjett
Over har vi lagt inn et eksempel på et enkelt arrangementsbudsjett. Dette er kun et arrangementsbudsjett for planleggingen av ett konkret arrangement. Det finnes mer komplekse fremgangsmåter for budsjett og regnskap til en organisasjons drift gjennom året. Se “nyttige lenker”