Tips og råd

Planlegging av arrangement

Å planlegge et arrangement

Under nevner vi de viktigste elementene i planlegging av et arrangement.

Nederst på siden finner du diverse maler og lenker for deg som vil vite mer.

Produksjonsplanlegging

Start med å sette opp en tydelige oversikt om hvem som gjør hva, med tydelige ansvarsområder.

Arenakart og infrastruktur

Når sted eller arena er bestemt, må man ta en rekke valg. Lag gode planer og kart for strøm, transport, inn- og utganger, med en kapasitetsberegning og planlegging av universell utforming slik at arrangementet er tilgjengelig for alle. Planlegg nødutganger, scene(r), servering, innkjøring for brann, politi og ambulanse etc.
Å lage et arenakart sikrer at Trøndelag Brann og Redningstjeneste skal ved en eventuell utrykning, kunne planlegge på grunnlag av kartet du sendte med i søknaden om lån av utendørs byrom. Opplevelsen til publikum, universell utforming, næringslivet rundt arrangementet og besøkende til byen som ikke deltar på arrangementet er også gode grunner til å lage et godt arenakart.
Les mer om hvordan du lager et godt arenakart

Økonomi og logistikk

En god produksjon har også god kontroll over økonomien. Et godt budsjett krever at man skaffer seg innsikt og forståelse for alle deler av produksjonen og ser viktigheten av at alt spiller i lag. I produksjonen av et arrangement er det en hel rekke teknisk utstyr som må på plass, det skal bygges midlertidige konstruksjoner, og alt må oppbevares og transporteres. En teknisk plan er nødvendig, og er et godt koordinerende verktøy for alle involverte.

Tekniske behov

I produksjonen av et arrangement er det en hel rekke teknisk utstyr som må på plass, det skal bygges midlertidige konstruksjoner, og alt må oppbevares og transporteres. En teknisk plan er nødvendig, og er et godt koordinerende verktøy for alle involverte.

Kjøreplan

Lag gode planer som klart og tydelig viser når og hvordan alt skal skje. Den skal vise når det er opprigg, når det er lydprøver, når det er sceneskift (CO: Changeover), når det er pauser, og når det er fremføring på scenen. Visuelle planer i form av et såkalt stageplot er viktig i større produksjoner.

Artisthåndtering

I forkant av et arrangement er det mye som skal planlegges og koordineres frem til det kunstneriske innholdet når frem til scenen. Avklaring og koordinering av artister, også kalt "Artist-advance" er en viktig og spennende prosess arrangementsplanleggingen. Les mer om Artisthåndtering